Adjoint administratif en mairie

S’aider de la chemise de la taxe de séjour de l’année n-1

Modifier le montant sur le courrier

Reprendre le tableau et mettre à jour les nouveaux loueurs.

Faire la lettre pour le mailing.

Mettre juste le cachet

Joindre :

• 1 copie de la délibération avec au recto la copie des tarifs de l’année en cours
• 1 déclaration récapitulative
• 3 états Taxe de Séjour

Envoyer le tout par courrier.

Classer une copie de la lettre dans le dossier « TAXE DE SÉJOUR » accompagnée de :

• tableau des loueurs

• la délibération du CM

• la déclaration récapitulative

• le reste des états « Taxe de Séjour »

 Régie de Marchés

Code régie 20903

• Prendre :

• •  le carnet à souches

  • les espèces

  • le tableau récapitulatif des espèces

• Prendre le classeur des REGIES. Et faire un Titre sur Magister.

• Nom du régisseur

• Objet : MARCHÉ HEBDO DROITS DE PLACE

• Pièces justificatives : REÇU DE N° (indiquer le n° du premier reçu) A (indiquer le n° du dernier reçu)

Transfert en TP
Conserver et classer la copie du bordereau de titre.

Faire signer au Maire, les 3 ex. du bordereau de titre et préparer le dossier pour transmission à la TP, joindre :

• Le bordereau de titre (rose – en 3 ex.)

• Le titre

• Le tableau récapitulatif de l’argent

• Le carnet à souche

• L’argent

La TP redonne une déclaration de recette pour reçu des espèces. Faire copie et classer dans classeur « Régies ».

*****

LOYERS

Vérifier l’indice de référence des loyers chaque trimestre

• Prendre la liste des locataires dans le classeur rouge « LOYER » dans le tiroir du bureau.

• Prendre le dossier de chaque locataire, pour reprendre les mêmes données que le mois précédent.

• Faire un titre pour chaque logement en pensant à rajouter des charges si nécessaire

Se reporter au tableau des loyers. A la fin des titres, penser à mettre le n° du bordereau et la date en dessous du tableau des loyers.

P503

Titre

• Ecritures – Titres – P503

Voir la numérotation du dernier P503 pièces et numérotation

*****

Impression

Sur des feuilles roses foncées

• Ecritures – Editions réglementaires – Recettes

• Pour les Rééditions
  •  
    •  
      • Titre / puis bordereau
      • N° de pièce début et fin
      • Voir
      • Imprimer

Transfert à la Trésorerie

• Liaison – Trésorerie

  • Réémission
    • INDIGO
    • TITRE
    • N° de pièce début et fin
    • Tous
    • Valider

Et transférer par VPN et Partenaire comme indiqué ci-dessus.

*****

Signature et envoi à la TP

Faire signer à Monsieur le Maire :

• 3 bordereaux de titres

• le P503

Mettre le cachet du C.C.A.S

Et celui de Monsieur le Maire (nom et fonction de Maire)

Annulation d’un titre/mandat

Reprendre le bordereau et mettre à zéro.

Rééditer le bordereau

Le joindre au 1^er bordereau annulé par la TP

Vérifier s’il y a eu d’autres bordereaux, après si oui, les ressortir. Puis classer

1 – Saisir les mandats/titres

• Ecriture – Mandat – Normal

Rentrer le nom de l’alias

Objet : désignation de la facture et indiquer le n° de la Facture et la date.

Pièces justificatives : ce sont les pièces qui vont être envoyées à la TP (ex : facture n° du … en deuxième ligne, indiquer si convention ajoutée…) (une deuxième fois)

Article : Indiquer le compte d’imputation

• Service : service de rattachement à la demande (ex. : serv techniques ; mairie ; administration générale, resto scolaire … )

• Montant : Montant TTC

La TVA n’est pas indiquée en comptabilité publique.

Complément : Nature = 00

*****

Impression

1. mandat et bordereau de règlement

2. bordereau de mandat en 3 exemplaires sur feuilles jaunes en apposant sous l’ordonnateur le cachet de la mairie.

Vérifier les montants avec le bordereau de mandats précédent

• Faire copie du bordereau et classer dans le classeur des bordereaux de mandats ou titres.

• Faire copie des factures et les classer par ordre alphabétique du fournisseur. La dernière au dessus. Pour les factures de la cantine, vérifier les bordereaux de livraison et indiquer dessus « vu fact n° …. du ….). Apposer le cachet « engagement » avec :

• le numéro d’engagement si nécessaire

• le n du compte imputé

• le n° de bordereau

• le n° de mandat

• la date

Se reporter au bordereau de mandats/titres.

Classeur des factures – par trimestre

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Transfert à la Trésorerie

• MAGISTER

  • Liaison – Trésorerie – Emission – Mandats/Titre

INDIGO – Tous – Valider

Contrôle – oui - Voir

Fermer toutes les applications pour ouvrir VPN

Connect

User Name = …. 

• • Mettre une disquette à la demande du logiciel

Changer de logiciel  PARTENAIRE (voir feuille pour explications) – CONNECT

Envoi d’un fichier – (imprimer) clic 1 fois et sortir

VPN  DISCONNECT

Fermer (tant que je ne suis pas sortie du site, l’impression ne se fera pas)

Classer le rapport de transfert à la TP, dans le classeur bleu clair, sur le bureau.

*****

Envoi à la TP

Mettre le cachet Mairie sur :

• Les 3 bordereaux de mandats/titres

• Les factures/recettes

Faire signer au maire, les 3 bordereaux. Agrafer, les factures au mandat, et joindre dans une pochette transparente pour envoi à la TP :

• Les bordereaux

• Les mandats et justificatifs

*****

Retour de la TP

Vérifier qu’il n’y ait aucune annotation sur les bordereaux. sinon modifier le mandat

Les Engagements

Classer les engagements

• Ecriture – Engagements – Dépenses – Appeler le fournisseur – Notifier l’objet – Le numéro s’affiche automatiquement

• Noter l’article et le service, montant brut

Ne pas engager les bons de gasoil !

Noter le n° d’engagement, la date du jour, le compte d’imputation et le(s) service(s), sur le bon de livraison ou devis.

Saisie des mandats engagés

Si un mandat a été engagé ultérieurement, le logiciel nous signale de vérifier

• Voir

• Vérifier la désignation et le montant correspondant

1.  

   1. si l’engagement ne correspondant pas, «abandonner » et retour à la facturation normale du mandat

Vérifier qu’il n’y ait pas 1 engagement regroupant plusieurs mandats

si l’engagement correspond – le montant est exact

Sélectionner la ligne « SELECTIONNER »

Retour au mandat liquider et solder l’engagement

si le montant ne correspondant pas, remonter la ligne et modifier le montant brut, puis valider

Plusieurs lignes sont engagées, mais une seule correspond à la facture.

• Remonter la ligne à supprimer

• Désengager D

• Supprimer – valider

- Modifier éventuellement le montant de l’engagement à conserver

NE PAS SOLDER L’ENGAGEMENT

*****

Déclaration TVA (trimestrielle) – RECETTE

• Edition TVA du 1^er du mois en cours à la fin du mois

• Section de fonctionnement

• Sens : Recettes

• Vue détaillée

• Voir

Déclaration TVA (trimestrielle) – DEPENSE

• Édition Grand Livre

  • Investissements

    • dépenses

      • opération 24-04

Les Échéances d’emprunt

Ouvrir le logiciel DETTE

• DETTE

  •  

    • Liaison

      • Mandatement échéance

        • Mois en cours

• MAGISTER

  •  

    • Liaison

      • Intégration

        • Mandats – Sélectionner l’emprunt

          • Intégrer tout 

• Édition

  • Éditions réglementaires – Mandats

    • Priorité 8 (emprunts)

Bien vérifier les montants !

Votre enfant est mineur et il doit effectuer un séjour à l’étranger seul ou avec un tiers.

C’est la Mairie du lieu de votre domicile qui vous remettra cette autorisation de sortie de territoire, sur présentation :

• de votre livret de famille

• d’une pièce d’identité des deux parents

• de la carte d’identité de l’enfant

• d’un justificatif de domicile. 

Les parents de l’enfant sont mariés ou vivent en couple ?
La Mairie vous établira cette autorisation après avoir obtenu la signature du Maire ou d’un Adjoint de la Commune.

Vous êtes séparé(e) de l’autre parent ?
La Mairie vous demandera un courrier signé de la main de l’autre parent, ou bien si vous en avez la garde exclusive, copie de la décision de Justice statuant sur l’exercice de l’autorité parentale ou la délibération du conseil de famille désignant le tuteur.

Pour l’établissement d’une nouvelle carte grise En cas de changement de domicile/nom 

• Pièce d’identité valide
• L’ancienne carte grise du véhicule 
• Formulaire cerfa 10672*03 (http://www2.equipement.gouv.fr/formulaires/fic_pdf/10672.pdf) 
• 2 signatures exigées si deux conducteurs inscrits sur la demande 
• 1 justificatif de domicile original et récent 
• 1 chèque de 2.50 € pour les frais de dossier/envoi

 

En cas de changement de propriétaire 

Pour les personnes mineures, venir accompagné d’un représentant légal qui donnera son autorisation pour la délivrance de la carte nationale et selon l’age du demandeur, signera cette demande. 

Par prudence, vérifier si le couple n’est pas en instance de séparation/divorce. 

Pour tous, se munir : 

• Pour un renouvellement, de son ancienne carte nationale d’identité 
• 2 photographies récentes 
• d’un extrait d’acte de naissance demandé dans sa mairie de naissance (moins de 3 mois) ; 
• d’un justificatif de domicile de moins de 3 mois 
• des noms, prénoms, date et lieux de naissance des parents 

Le demandeur doit impérativement se présenter en mairie, pour signer sa demande et apposer son empreinte digitale de l’index gauche sur le dossier. 

 

 

 

 

 

En cas de vol de la carte nationale d’identité 

Une déclaration de vol doit être effectuée : 

si le vol a eu lieu en France : 

• au commissariat de police, 
• ou à la gendarmerie du lieu où s’est produit le vol, 

si le vol a eu lieu à l’étranger :

• aux autorités de police locales
• au consulat de France le plus proche. Un récépissé doit être remis au demandeur. 

 

Comment faire établir une nouvelle carte d’identité suite à un vol ? 

Les mêmes formalités que pour l’obtention d’une première carte nationale d’identité doivent être accomplies. En plus des pièces exigées, le demandeur devra fournir le récépissé de la déclaration de vol et un timbre fiscal de 25 EUR. 

En cas de perte de la carte nationale d’identité 

Il existe deux cas. Premier cas : le demandeur souhaite demander immédiatement une nouvelle carte d’identité La déclaration de perte est à effectuer : 

• à la mairie du domicile, 
• à Paris, à l’antenne de police administrative de l’arrondissement du domicile. Cette déclaration de perte est jointe au formulaire commun de demande de carte nationale d’identité et de passeport (remis sur place). 

 

Second cas : le demandeur ne souhaite pas demander immédiatement une nouvelle carte nationale d’identité 

Il doit, dans ce cas, faire une déclaration de perte :  si la perte a eu lieu en France : 

• au commissariat de police, 
• ou à la gendarmerie du lieu où s’est produit la perte, si la perte a eu lieu à l’étranger : aux autorités de police locales et au consulat de France le plus proche. Pour obtenir une nouvelle carte d’identité, la déclaration de perte doit être présentée. 

 

Comment faire établir une nouvelle carte nationale d’identité suite à une perte ? 

Les mêmes formalités que pour l’obtention d’une première carte nationale d’identité doivent être accomplies. En plus des pièces exigées, le demandeur devra fournir la déclaration de perte et un timbre fiscal de 25 €  . 

En cas de détérioration de la carte d’identité 

Les mêmes formalités que pour l’obtention d’une première CNI doivent être accomplies

Site qui peut vous aider à trouver de l’aide ou des formulaires :

http://www.interieur.gouv.fr/sections/a_votre_service/vos_demarches/carte-nationale-d-identite

http://www.service-public.fr/

A compter de son 16^ème anniversaire, tout jeune, garçon ou fille, doit se faire recenser pour le service militaire. Il doit donc, se rendre à la mairie du lieu de son domicile muni des pièces suivantes : 

• Le livret de famille 
• Une pièce d’identité ou à défaut, un acte de naissance 

L’adjoint administratif remplira les documents : 

En Mairie, il faut être au service de la population, et servir d’intermédiaire entre les différents services des autres administrations Ä     Préfecture et sous-préfecture 

Bonjour,

Je suis adjoint administratif en mairie de moins de 2 000 habitants. Inscrite au service remplacement du CDG de mon département, je tourne régulièrement dans les mairies alentours, pour effectuer des CDD à plus ou moins longues durées.

J’ai travaillé principalement à l’état-civil, mais également en comptabilité M14 et en urbanisme. Ce qui signifie beaucoup de choses à savoir, et parfois personnes pour nous renseigner.

Je me retrouve donc parfois dans l’embarras concernant les informations nécessaires à la continuité de ma tâche.

Voici pourquoi j’ai décidé de créer un blog sur les différentes fonctions, les différents rôles de l’administratif en mairie !